POLITIKA ZASEBNOSTI
Prvotni datum začetka veljavnosti: 5. julij 2019
Nazadnje posodobljeno: 21. avgust 2026
1. Obseg in vloge
Ta Politika zasebnosti pojasnjuje, kako se osebni podatki obdelujejo v povezavi z diagnostikami Quintaum, diagnostičnimi storitvami, poročili, povezanimi aplikacijami in komunikacijo v zvezi s storitvami.
Quintaum d.o.o., Trnovski pristan 22, 1000 Ljubljana, Slovenija, matična številka 8828008000 (»Quintaum«, »mi«, »nas« ali »naš«), zagotavlja standardizirane organizacijske in individualne diagnostične storitve.
Kadar se diagnostika Quintaum izvaja za zaposlene ali druge udeležence določene organizacije, organizacija, za katere namene se diagnostika izvaja, praviloma nastopa kot upravljavec osebnih podatkov. Quintaum osebne podatke obdeluje kot obdelovalec ali podobdelovalec, odvisno od strukture sodelovanja.
Kadar coaching, svetovalni ali drug pooblaščeni partner Quintaum organizira diagnostiko za svojega naročnika, se njegova vloga z vidika varstva podatkov določi glede na njegove dejanske odgovornosti pri obdelavi in veljavna pogodbena razmerja.
Upravljavec določi namen, za katerega se diagnostika izvaja, in udeležence, povabljene k sodelovanju. Quintaum zagotavlja svojo standardizirano metodologijo diagnostike, analitično obdelavo in poročila v skladu z zadevnim pogodbenim razmerjem oziroma dogovorjenim sodelovanjem ter dokumentiranimi navodili.
Udeleženci so o zadevnem upravljavcu obveščeni v povabilu k diagnostiki, spremljajoči komunikaciji ali informacijah, ki jih zagotovi ta organizacija. Upravljavec je odgovoren za zagotovitev vseh dodatnih informacij, ki se nanašajo nanj in jih zahteva veljavna zakonodaja o varstvu osebnih podatkov.
Ponudniki storitev, ki obdelujejo osebne podatke v imenu Quintauma, lahko nastopajo kot podobdelovalci.
Quintaum lahko pri omejenih obdelavah za lastne namene nastopa kot samostojni upravljavec, na primer pri poslovni komunikaciji, upravljanju storitev, informacijski varnosti in izpolnjevanju pravnih obveznosti.
Vprašanja v zvezi z obdelavo osebnih podatkov pri Quintaumu lahko posredujete prek naše kontaktne strani na https://www.quintaum.com/contact
2. Osebni podatki, ki jih obdelujemo
Quintaum obdeluje samo osebne podatke, ki so potrebni za izvedbo zadevne diagnostike in pripravo poročil.
Glede na diagnostiko in način zbiranja lahko to vključuje:
odgovore na vprašalnik, povezane z delom, organizacijsko izkušnjo, odnosi, vodenjem, uspešnostjo, spremembami, odpornostjo, ravnovesjem med delom in zasebnim življenjem, dobrim počutjem ter drugimi področji, ki jih zajema zadevna diagnostika Quintaum;
omejene demografske ali kontekstualne podatke, pomembne za diagnostiko;
organizacijske podatke, povezane z dostopno kodo, kot so oddelek, lokacija ali druga kategorija poročanja;
e-naslove udeležencev, kadar so potrebni za povabila, administracijo ali dostavo poročil;
omejene informacije o statusu sodelovanja, kadar se uporabljajo personalizirane dostopne kode;
dostopne kode in povezane podatke o poročilih; ter
omejene tehnične, varnostne in administrativne podatke, potrebne za delovanje in zaščito storitev Quintaum.
Imena in e-naslovi udeležencev niso vključeni v odgovore na vprašalnik.
Kadar Quintaum pred diagnostiko prejme kontaktne ali organizacijske podatke udeležencev, jih lahko posreduje zadevni naročnik, partner ali organizacija končnega naročnika izključno za namene administracije diagnostike in komunikacije.
3. Dostopne kode, psevdonimizacija in anonimnost
Quintaum uporablja dostopne kode, da čim bolj omeji povezavo med identiteto udeleženca in njegovimi odgovori na vprašalnik.
Kadar se uporablja skupna anonimna koda, vsi udeleženci uporabljajo isto dostopno kodo, Quintaum pa ne vodi povezave med posameznimi udeleženci in njihovimi odgovori.
Kadar se uporablja skupinska ali organizacijska koda, so odgovori lahko povezani z določeno skupino ali kategorijo poročanja, ne da bi bil identificiran posamezni udeleženec.
Kadar se uporabljajo personalizirane dostopne kode, vsak udeleženec prejme edinstveno kodo. Odgovori na vprašalnik vsebujejo kodo, ne pa imena ali e-naslova udeleženca.
Ločeno datoteko, ki povezuje personalizirane dostopne kode z e-naslovi udeležencev, hrani izključno Quintaum. Shranjena je ločeno na zaščitenem lokalnem nosilcu brez omrežne povezave ter ni shranjena v vprašalniški platformi ali posredovana naročnikom, partnerjem oziroma organizacijam končnih naročnikov.
Odgovori, povezani s personalizirano kodo, se obravnavajo kot psevdonimizirani osebni podatki, dokler Quintaum hrani informacije, ki omogočajo povezavo kode z udeležencem.
Kadar so informacije nepovratno anonimizirane tako, da posameznika ni več mogoče razumno identificirati, se po GDPR ne obravnavajo več kot osebni podatki.
Vprašalniška platforma je nastavljena tako, da IP-naslovi udeležencev niso vključeni v odgovore na vprašalnik ali diagnostične podatkovne zbirke, ki jih prejme in analizira Quintaum. Ponudnik platforme lahko v okviru svojih pogodbenih obveznosti in obveznosti glede varstva podatkov obdeluje omejene tehnične omrežne podatke za varnostne, operativne ali storitvene namene.
4. Nameni in pravna podlaga
Osebni podatki se lahko obdelujejo, kadar je to potrebno za:
administracijo in izvajanje zadevne diagnostike Quintaum;
obdelavo odgovorov na vprašalnik ter izračun standardiziranih diagnostičnih kazalnikov in rezultatov;
pripravo naročenih organizacijskih, individualnih ali coaching poročil;
zagotovitev Personal Report, kadar ga udeleženec zahteva;
zagotavljanje agregiranih organizacijskih vpogledov;
upravljanje statusa sodelovanja in opomnikov udeležencem, kadar se uporabljajo personalizirane dostopne kode;
upravljanje dostopa do poročil in povezane komunikacije o storitvah;
zagotavljanje tehnične podpore ter vzdrževanje varnosti in zanesljivosti storitev Quintaum; ter
izpolnjevanje veljavnih pravnih obveznosti.
Pri diagnostikah, ki se izvajajo v imenu druge organizacije, je zadevni upravljavec odgovoren za določitev in dokumentiranje ustrezne pravne podlage po 6. členu GDPR ter, kadar se obdelujejo posebne vrste osebnih podatkov, ustreznega pogoja po 9. členu GDPR.
Quintaum zadevne osebne podatke obdeluje kot obdelovalec ali podobdelovalec, kakor je ustrezno, v skladu z dokumentiranimi navodili, veljavnimi pogodbenimi razmerji in zakonodajo o varstvu osebnih podatkov.
Kadar Quintaum kot samostojni upravljavec obdeluje omejene osebne podatke za lastno poslovno komunikacijo, administracijo, varnost ali izpolnjevanje pravnih obveznosti, lahko ustrezna pravna podlaga glede na okoliščine vključuje nujnost za izvajanje pogodbe, pravno obveznost, privolitev ali zakonite interese Quintauma za izvajanje, varovanje in upravljanje svojih storitev ter poslovnih odnosov.
Quintaum lahko nepovratno anonimizirane podatke uporablja za primerjalne analize, statistične analize, metodološko validacijo ter razvoj in izboljševanje diagnostične metodologije in algoritmov Quintaum.
Identificirani ali psevdonimizirani podatki udeležencev iz diagnostike se za te namene ne uporabljajo.
5. Posebne vrste osebnih podatkov in prostovoljno sodelovanje
Nekateri odgovori na vprašalnik lahko razkrijejo ali omogočijo sklepanje o zdravju, psihološkem počutju, stresu ali drugih informacijah, ki lahko predstavljajo posebne vrste osebnih podatkov po 9. členu GDPR.
Kadar je izrecna privolitev ustrezen pogoj za obdelavo takih podatkov, standardni postopek diagnostike Quintaum zahteva izrecno privolitev udeleženca, preden se diagnostika nadaljuje.
Sodelovanje v diagnostiki Quintaum je prostovoljno. Udeleženci lahko sodelovanje zavrnejo ali diagnostiko kadar koli prekinejo.
Kadar se uporabljajo personalizirane dostopne kode, se lahko pooblaščenim projektnim administratorjem, kadar je to potrebno za administracijo diagnostike ali opomnike udeležencem, omogoči dostop do omejenih informacij o statusu sodelovanja. Te informacije so omejene na podatek, ali je povabljeni udeleženec diagnostiko zaključil ali je ni zaključil.
Informacije o statusu sodelovanja ne vključujejo odgovorov na vprašalnik, diagnostičnih rezultatov, individualnih rezultatov ali podatkov o tem, kako je udeleženec odgovoril.
Kadar obdelava temelji na privolitvi, se lahko privolitev umakne, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave, izvedene pred njenim umikom.
6. Izbira udeleženca in deljenje individualnih rezultatov
Sodelovanje v diagnostiki Quintaum samo po sebi ne pomeni dovoljenja za razkritje individualnih diagnostičnih rezultatov.
Ob koncu vprašalnika, potem ko je udeleženec videl vsa postavljena vprašanja, lahko izbere med možnostmi deljenja individualnih rezultatov Full, Limited in Anonymous. Gre za ločene in enakovredne izbire.
Full lahko omogoči, da so kodirani individualni rezultati na voljo pooblaščenim internim prejemnikom v organizaciji, za katero se diagnostika izvaja, v obsegu, pojasnjenem udeležencu.
Limited lahko omogoči, da so kodirani individualni rezultati na voljo pooblaščenim zunanjim strokovnjakom, kot so coachi ali svetovalci, v obsegu, pojasnjenem udeležencu.
Anonymous pomeni, da individualni kodirani rezultati takim prejemnikom niso na voljo in se posredujejo samo agregirani ali drugi organizacijski rezultati, ki ne omogočajo identifikacije posameznika.
Kodirani individualni rezultati se ne razkrijejo skupaj z imenom ali e-naslovom udeleženca. Quintaum svoje ločene povezave med kodo in e-naslovom ne posreduje naročnikom, partnerjem, coachem ali organizacijam končnih naročnikov.
Odločitev udeleženca, da prejme svoj Personal Report, je ločena od njegove izbire Full, Limited ali Anonymous.
Osebni podatki se lahko razkrijejo tudi, kadar to zahteva veljavna zakonodaja ali pristojni organ.
7. Avtomatizirana obdelava
Quintaum uporablja avtomatizirano obdelavo za izračun standardiziranih diagnostičnih rezultatov, kazalnikov in poročil na podlagi odgovorov na vprašalnik.
Glede na naravo diagnostike in obdelave lahko nekatere avtomatizirane diagnostične analize predstavljajo profiliranje v širšem pomenu GDPR.
Quintaum ne sprejema izključno avtomatiziranih odločitev, ki bi imele pravne učinke za udeležence ali nanje na podoben način pomembno vplivale.
8. Hramba in izbris
Quintaum osebne podatke hrani le toliko časa, kolikor je potrebno za zadevno diagnostiko, poročanje, varnostne, pravne ali administrativne namene.
Razen če zakon zahteva drugačen rok ali je za posamezno storitev veljavno dogovorjen drugačen rok:
Projektni podatki udeležencev, vključno s psevdonimiziranimi odgovori na vprašalnik, ločeno povezavo med personalizirano kodo in e-naslovom ter analitičnimi delovnimi podatki na ravni udeleženca, se hranijo do 90 dni po zaključku naročenega diagnostičnega projekta.
Projekt se praviloma šteje za zaključen, ko so dostavljena poročila, vključena v naročeni projekt.
Ob izteku veljavnega roka hrambe se ločena povezava med personalizirano kodo in e-naslovom izbriše. Drugi relevantni projektni osebni podatki se izbrišejo ali nepovratno anonimizirajo.
Personal Reports so praviloma na voljo prek spleta do 60 dni od izdelave poročila.
Coaching Reports so praviloma na voljo do 365 dni, razen če za zadevno poročilo ali sodelovanje velja drugačen rok veljavnosti.
Začasne datoteke za dostavo, ki vsebujejo podatke za dostop udeležencev, imajo kratek rok hrambe in se praviloma odstranijo v 7 dneh.
Poseben rok hrambe, ki velja za poročilo ali storitev, lahko zato preseže splošni projektni rok hrambe, kadar poročilo ali storitev ostane aktivna za svoj navedeni namen.
Udeleženci lahko, kadar je to mogoče, zahtevajo predčasni izbris. Quintaum lahko pred izvedbo zahteve za izbris zahteva ustrezno preverjanje, da prepreči nepooblaščen izbris ali razkritje.
Omejene informacije se lahko hranijo dlje, kadar je to potrebno zaradi varnosti, varnostnih kopij, revizije, pravnih ali regulativnih namenov. Za take informacije veljajo omejen dostop in ustrezna interna pravila hrambe.
Za dolgoročne primerjalne analize, statistične analize, metodološki razvoj, validacijo ali izboljševanje diagnostične metodologije in algoritmov Quintaum se lahko hranijo samo podatki, ki so bili nepovratno anonimizirani.
9. Ponudniki storitev, lokacija podatkov in mednarodni prenosi
Quintaum uporablja izbrane ponudnike storitev, kadar je to potrebno za zagotavljanje, delovanje in zaščito njegovih storitev.
Na dan te Politike Quintaum za izvajanje vprašalnikov uporablja SurveyMonkey / Research.net. Quintaumov račun SurveyMonkey uporablja okolje za hrambo podatkov v Združenih državah Amerike, kjer se hranijo podatki vprašalnika.
SurveyMonkey in drugi ponudniki storitev lahko omejene informacije obdelujejo ali do njih dostopajo tudi z drugih lokacij, kadar je to potrebno za podporo, varnost, tehnično delovanje ali druge dovoljene namene storitve v skladu z njihovimi veljavnimi pogodbenimi obveznostmi in obveznostmi glede varstva podatkov.
Quintaum lahko uporablja tudi izbrane ponudnike za infrastrukturo, gostovanje, komunikacije in povezane tehnične storitve.
Kadar se osebni podatki prenašajo zunaj Evropskega gospodarskega prostora, se, kadar to zahteva veljavna zakonodaja o varstvu podatkov, uporabi ustrezen mehanizem ali zaščitni ukrep za prenos.
Za podobdelovalce, ki obdelujejo osebne podatke v imenu Quintauma, veljajo ustrezne pogodbene obveznosti ter obveznosti zaupnosti in varstva osebnih podatkov.
Informacije o relevantnih podobdelovalcih Quintauma so naročnikom ali drugim pooblaščenim organizacijam na voljo v okviru ustreznega pregleda zasebnosti ali varnosti.
Dodatne informacije o veljavnih zaščitnih ukrepih za mednarodne prenose lahko zahtevate prek kontaktne strani Quintaum na https://www.quintaum.com/contact.
10. Varnost
Quintaum uporablja tehnične in organizacijske ukrepe, ki so ustrezni glede na naravo in tveganje obdelave.
Ti ukrepi, kjer je relevantno, vključujejo nadzor dostopa, ločevanje in psevdonimizacijo podatkov, varne komunikacije, zaščiten administrativni dostop, nadzorovano hrambo in izbris, varnostno beleženje ter ukrepe za varnostno kopiranje in obnovo.
Varnostni ukrepi se pregledujejo in po potrebi prilagajajo spremembam tehnologije, dejavnosti obdelave in tveganj.
Dodatne informacije o tehničnih in organizacijskih ukrepih Quintauma so naročnikom ali drugim pooblaščenim organizacijam na voljo v okviru ustreznega pregleda zasebnosti ali varnosti.
11. Pravice v zvezi z varstvom osebnih podatkov
Ob upoštevanju pogojev in omejitev veljavne zakonodaje imajo lahko posamezniki med drugim naslednje pravice:
dostop do svojih osebnih podatkov;
popravek netočnih osebnih podatkov;
izbris;
omejitev obdelave;
prenosljivost podatkov, kadar je relevantna;
ugovor, kadar je relevanten;
umik privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi; ter
pravica do vložitve pritožbe pri pristojnem nadzornem organu.
Kadar kot upravljavec nastopa druga organizacija, se te pravice praviloma uveljavljajo pri tem upravljavcu.
Quintaum po potrebi pomaga zadevnemu upravljavcu ali obdelovalcu pri veljavnih zahtevah posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.
Udeleženci se lahko obrnejo tudi na Quintaum prek naše kontaktne strani na https://www.quintaum.com/contact. Kadar se zahteva nanaša na obdelavo, ki se izvaja v imenu druge organizacije, lahko Quintaum zahtevo preusmeri ali posreduje ustrezni organizaciji.
Kadar so bile informacije zbrane brez individualne identifikacije ali so bile že nepovratno anonimizirane, Quintaum morda ne more več identificirati zadevnega udeleženca ali povezati zahteve z določenimi podatki.
12. Pritožbe
Posamezniki imajo pravico vložiti pritožbo pri nadzornem organu za varstvo osebnih podatkov, ki je pristojen glede na njihove okoliščine.
Za Quintaum je pristojni nadzorni organ:
Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije
(Information Commissioner of the Republic of Slovenia)
Posamezniki se lahko obrnejo tudi na zadevnega upravljavca ali na Quintaum, da se vprašanje glede zasebnosti obravnava neposredno.
13. Spremembe te Politike zasebnosti
Quintaum lahko to Politiko zasebnosti posodobi, kadar je to potrebno zaradi sprememb njegovih storitev, dejavnosti obdelave, pravnih zahtev ali praks varstva osebnih podatkov.
Trenutna različica in datum zadnje spremembe bosta objavljena na spletnem mestu Quintaum.
Kadar sprememba bistveno vpliva na obdelavo osebnih podatkov, bodo zagotovljene ustrezne informacije, če to zahteva veljavna zakonodaja.
Quintaum d.o.o.
Kontakt: https://www.quintaum.com/contact
